Hola a todos,

Aquí os presentamos el protocolo sobre «Cómo escribir un e-mail más eficaz»:

INTRODUCCIÓN

El objetivo de este documento es dar a conocer una serie de buenas prácticas y recomendaciones para escribir un correo electrónico eficaz y profesional.

SALUDO Y FIRMA

Es más agradable responder un correo personalizado.

•Poner el nombre de la persona a la que va dirigido es una buena manera de comenzar un e-mail.

•Aunque creas que el e-mail no es tan formal, también es buena idea saludarla y despedirla. Basta con un hola, y un gracias.

•Además, aunque se indique nuestro nombre en el campo De o From es conveniente firmar al finalizar el mensaje.

CONTESTA

Los mensajes de «Gracias», «Enterado» y «OK» tras recibir un mensaje son interesantes en muchas ocasiones porque confirman que el receptor ha recibido el mensaje.

•Hay que intentar enviarlos en casos donde es importante recibir ese mensaje a tiempo porque necesita una actuación inmediata.

•Y restringirlos en casos donde no es necesaria esta actuación a corto plazo y el mensaje no tiene una importancia destacada.

ASUNTO

Este campo es muy importante.

•No envíes un mensaje sin asunto.

•Redacta una frase corta y descriptiva que tenga que ver con el tema del que se habla en el mensaje.

•Si es posible, incluye una palabra clave que haga que el contenido del correo electrónico sea más fácil de recordar o de buscar en una bandeja de entrada muy llena.

Por ejemplo, si envías un resumen con los retos de ese sprint, “Resumen retos células 21/9” es lo suficientemente especifico como para que no se confunda con otros asuntos.

0 si envías un logotipo, podemos indicar “Logotipo”. Si es de una empresa concreta mejorarlo poniendo su nombre “Logotipo Roomderful” y si además es un logotipo especifico puedes poner “Logotipo Roomderful alta resolución”.

¡OJO con los reenvíos! Hay que actualizar el asunto a medida que va cambiando el contenido de este. Por ejemplo:

CONTENIDO

Redacta contenido claro y fácil de leer.

•Ve directo al grano para que el lector no pase de largo los detalles importantes.

•Trata de separar el mensaje en párrafos por temas para que sea más lógico y asimilable.

•Y si los temas son muy distintos, es mejor dividir el contenido en varios correos. Facilitarás el trabajo del lector y te permitirá después una búsqueda más sencilla.

•Así solo tienes que leer el tema que te interesa tratar en ese momento y las respuestas que recibas estarán

orientadas a ese tema en concreto.

•N0 ESCRIBAS T0D0 EN MAYÚSCULAS, es agotador para el lector. Además, parece que estés gritando.

ADJUNTOS

Evita en la medida de lo posible enviar documentos adjuntos.

•Si tienes que adjuntar un archivo realmente pesado envía otro de solo texto para confirmarle al que ya lo has enviado por si se lo retuviera por motivos de spam o limitación de capacidad. El peso máximo de un archivo que se puede adjuntar es de aproximadamente 10 megas.

•En breve estará en marcha para todos la herramienta de “en la nube” donde se podrán colgar archivos en la red interna y compartir el enlace para que el receptor, siempre que éste sea interno, visualice el documento o lo descargue a voluntad. Además, así siempre se podrá trabajar sobre la última versión.

Pon atención a estas opciones, asegúrate de enviar la información a la persona adecuada.

•¡Para, el Lector principal! Son los destinatarios principales y a los que les corresponde contestar.

•CC, el lector oyente! Muestra las personas a las que se les informa del asunto aun no siendo el destinatario principal. Verán a los destinatarios en Para y a los otros destinatarios en CC.

•CC0, el lector secreto! Ven a todos los destinatarios, pero ellos no pueden ser vistos, ni siquiera por otros destinatarios incluidos en CCO.

Muchas gracias a todos por colaborar y un saludo.